Knygų susitaikymas Tipai, geriausia praktika Naudingi patarimai
Knygų derinimas - tai suderinimas, kurį bendrovė atlieka prieš uždarydama savo sąskaitas, siekdama užtikrinti, kad knygos būtų atnaujintos ir kad įmonės apskaitos knygose nebūtų manipuliavimo ar sukčiavimo.
Knygų susitaikymas
Kaip visi žinome, „Sąskaitų knygos“ yra bet kokio verslo brėžiniai. Finansų valdymo raktas yra sąskaitų knygų tvarkymas.
Tačiau sąskaitų knygų tvarkyti nepakanka. Taip pat būtina, kad sąskaitos būtų tikslios ir išsamios. Tam galima atlikti įvairius patikrinimus ir kontrolę, tačiau vienas pagrindinių ir esminių būdų yra „Knygų derinimas“.
Kas yra susitaikymas?
Tai procesas, kurio metu palyginami du įrašų rinkiniai ir analizuojami šių dviejų rinkinių skirtumai, jei tokių yra.
Šie du įrašų rinkiniai gali būti bet kas iš viso „Book of Accounts“ spektro. Paprastai vienas įrašo rinkinys yra pačios įmonės knygų knygos, kurią reikia suderinti, o antrasis įrašo rinkinys gaunamas iš vidinių ar išorinių šaltinių.
pvz., banko knygos (vidinio šaltinio) palyginimas su banko išrašu (išoriniu šaltiniu).
Kada daromas susitaikymas?
Paprastai tai atliekama prieš uždarant sąskaitas. Patartina tai daryti kas mėnesį, kad knygos būtų atnaujintos, tačiau jas būtų galima rengti ir kas ketvirtį ar metus.
Didesnis tūris turėtų būti susitaikymo dažnis, kad susitaikymo procesas būtų sklandesnis.
Jie turėtų būti atliekami kasmet, kol auditoriai patvirtina knygas. Dauguma susitaikymų yra būtina sąlyga audito testavimo tikslais. Po to, kai 2002 m. Buvo priimtas „Sarbanes Oxley“ (SOX), susitaikymas tapo dar svarbesnis, nes reikalaujama atitiktis pakilo į kitą lygį.
Koks yra laikotarpis, per kurį susitaikoma?
Vienas iš svarbiausių aspektų, kuriuo reikia pasirūpinti atliekant susitaikymą, yra tas, kad abiejų įrašų rinkinių laikotarpis turėtų būti vienodas.
Tęsiant aukščiau pateiktą pavyzdį, yra labai nelogiška palyginti banko knygą, parengtą laikotarpiui nuo sausio 1 d. Iki kovo 31 d., Su banko išrašu nuo sausio 1 d. Iki birželio 30 d. Turėtų būti bendra palyginimo bazė.
Be to, būtina atsižvelgti į tai, kad pradžios arba pradžios balansas visada turėtų būti lygus abiems įrašų rinkiniams. Minėtu atveju, jei balansai sausio 16 d. Nėra vienodi, šį skirtumą pirmiausia reikėtų ištaisyti, o ne tęsti nuo sausio 16 d. Iki kovo 31 d.
Kodėl reikėtų susitaikyti?
Aptikti sukčiavimą
- Lengva manipuliuoti sąskaitų knygomis. Vienas iš būdų nustatyti sukčiavimą yra susitaikymas. Supraskime tai su pavyzdžiu.
- „ABC Corporation“ kasininkė daro apgaulę, nesurašydama iš klientų gautų grynųjų. Tai darydamas, kliento ir grynųjų pinigų knygos nesikeičia ir jis gali kišenėje gautus grynuosius pinigus.
- Paprastas būdas aptikti tokius sukčiavimus yra suderinti klientų knygas. Palyginus ABC knygose esančią kliento knygą su kliento knygose esančia ABC knyga, likučiai nebus susieti ir bus aptiktas sukčiavimas.
Įsitikinkite, kad įrašai yra išsamūs:
- Kartais tam tikra veikla daro įtaką mūsų knygoms, tačiau jos negalima nukreipti per paskyrų komandą, todėl jos gali ir nepastebėti.
- Mažas pavyzdys yra čekis, kurį klientas deponuoja tiesiai į banko sąskaitą. Jei klientas neinformuoja, banko knyga, taip pat klientų knyga, bus neišsami, todėl bus neteisingai pateikiami faktai.
Įsitikinkite, kad įrašai yra tikslūs:
- Apskaitos procese yra žmogiškų klaidų tikimybė.
- Vienas iš žmogaus klaidų pavyzdžių yra neteisingas skaitmenų išdėstymas, pvz., Faktinė pardavimo vertė buvo Rs. 99 736, kuris buvo neteisingai užregistruotas kaip Rs. 97,936.
- Tai galima sužinoti derinant sąskaitas. Tai ne kas kita, kaip perkėlimo klaidos, ir šiuo atveju skirtumas paprastai dalijasi iš 9.
Geriausia susitaikymo proceso praktika
Keletas geriausių praktikų, kurias galima pritaikyti, kad susitaikymas padėtų pasiekti tikslą, yra šie:
- Įmonės turėtų nustatyti susitaikymo procesą, kurio reikia laikytis viduje. Tai turėtų apimti dažnumą, pagrindines sąskaitas, kurias reikia atlikti, standartizuotus formatus ir kt. Šie procesai skirsis priklausomai nuo apimties, pramonės rūšies, didelės rizikos sričių ir kt. Politika turėtų būti parengta ir išplatinta Finansų ir sąskaitų komanda reguliariai.
- Reikėtų laikytis pareigų atskyrimo. Tai reiškia, kad darbuotojai, įrašantys įrašus apskaitos knygose, neturėtų būti derinimo proceso dalis. Tai užtikrins, kad vienas iš naujo patikrintų kito atliktą darbą.
- Reikėtų vadovautis gamintojo-tikrintojo proceso autoriteto matrica. Susitaikymo pareiškimus taip pat turėtų parengti ir patikrinti skirtingi darbuotojai, atsižvelgdami į paskyrimą. Vykdomasis asmuo gali parengti suderinimo pareiškimą, o vadovas gali tą patį patikrinti.
- Rengėjas ir tikrintojas turėtų tinkamai pasirašyti, kad žmonės jaustųsi pakankamai atsakingi.
- Reikėtų nustatyti griežtus susitaikymo terminus, kad būtų galima nustatyti sukčiavimą ir laiku imtis veiksmų.
- Vidaus auditas taip pat turėtų apimti šių suderinimo pareiškimų patikrinimą.
- Patvirtinimo procesas turėtų būti nustatytas taisant įrašus (jei tokių yra aptikta derinimo proceso metu), kad būtų galima taisyti sąskaitas. Tai užtikrins, kad viduriniosios ir aukštosios grandies vadovai kartkartėmis būtų atnaujinami.
- Patvirtinamieji dokumentai (pvz., Banko išrašas, kliento knyga ir kt.) Turėtų būti suderinimo pareiškimo, kurį reikia pasirašyti, dalis.
Kaip atrodo susitaikymo pareiškimas?
Susitaikymo pareiškimas turėtų būti kuo paprastesnis. Joje turėtų būti pateikta reikalinga informacija, pavyzdžiui, kuri knyga derinama, koks yra susitaikymo laikotarpis, kada parengtas susitaikymas, kas parengė, patikrino, patvirtino ir kt.
Toliau pateikiamas paprastas susitaikymo pareiškimo formatas:
| ABC Co. | |||
| Banko sutaikinimo ataskaita kovo 16 d | |||
| Banko sąskaitos Nr. 00000xxxxxx | |||
| Likutis pagal sąskaitų knygas kovo 16 d | xxx | ||
| Papildyti: | 1 koregavimas | xxx | |
| 2 koregavimas | xxx | ||
| 3 koregavimas | xxx | xxx | |
| Mažiau: | 4 koregavimas | xxx | |
| 5 koregavimas | xxx | xxx | |
| 6 koregavimas | |||
| Likutis pagal banko ataskaitą kovo 31 d | xxx | ||
| Parengė: buhalterė | |||
| Tikrino: Vadybininkas | |||
| Patvirtino: finansų kontrolierius | |||
Bet kurį iš šių dviejų rinkinių galima laikyti pagrindu, o koregavimus reikia pridėti arba atimti, taip gaunant balansavimo figūrą.
Aukščiau nurodytu formatu laikoma banko knyga. Tačiau jei banko ataskaita bus laikoma pagrindu, visi koregavimai bus panaikinti. Šie du atvejai padės tai geriau suprasti:
A atvejis - banko knygos laikymas pagrindu
| Likutis pagal sąskaitų knygas kovo 16 d | 9 700 | ||
| Papildyti: | Išduoti, bet neįnešti čekiai | 10 000 | |
| Suinteresuotas bankas kredituojamas banko | 75 | 10,075 | |
| Mažiau: | Banko mokesčiai neįrašyti | 175 | 175 |
| Likutis pagal banko ataskaitą kovo 31 d | 19 600 |
B atvejis - banko ataskaitos pagrindas
| Likutis pagal banko ataskaitą kovo 31 d | 19 600 | ||
| Papildyti: | Banko mokesčiai neįrašyti | 175 | 175 |
| Mažiau: | Išduoti, bet neįnešti čekiai | 10 000 | 175 |
| Suinteresuotas bankas kredituojamas banko | 75 | 10,075 | |
| Likutis pagal sąskaitų knygas kovo 16 d | 9 700 |
Kokios yra susitaikymo rūšys?
Pagrindiniai suderinimo pareiškimai, kurie yra būtini ir parengti kasdienėje verslo apskaitoje:
- Banko suderinimas
- Pardavėjo susitaikymas
- Kliento susitaikymas
- Tarpusavio susitaikymas
- Konkretaus verslo susitaikymas
Mes išsamiai aptarsime kiekvieną iš šių teiginių:
1 - banko suderinimas
Parengiama banko suderinimo ataskaita apie faktines operacijas, atspindėtas banko ataskaitoje, palyginti su operacijomis, įrašytomis į mūsų banko knygą.
Kai kurios banko knygos ir banko ataskaitos skirtumo priežastys yra šios:
- Pardavėjui išduotas, bet vėliau pateiktas čekis
(Kartais yra banko sąskaitos išraše esančių čekių, kurie yra labai seni. Jie yra pasenę ir jų net nebegalima įdėti. Geriau juos nurašyti ir nepažeisti banko knygos.)
- Suma, kurią klientas įnešė tiesiai į mūsų banko sąskaitą
- Banko įskaitytos banko palūkanos
- Banko nurašyti banko mokesčiai
- Banko klaidos (nors ir retai, klaidų gali atsirasti ir dėl duomenų įvedimo klaidų, kurias gali padaryti bankas)
Visa su mokėjimais ir kvitais susijusi veikla stebima per banko knygą. Susitaikymas padeda jį atnaujinti.
Kad mūsų gyvenimas būtų lengvesnis, dauguma apskaitos ERP turi įmontuotas funkcijas, kurios padeda tiesiogiai išgauti banko suderinimo ataskaitą.
Pagrindinė šiose ERP naudojama sąvoka yra kiekvienos operacijos „banko datos“ įrašymas. Banko data yra data, kai operacija atsispindi banko ataskaitoje. ERP ištraukia ataskaitą, pagrįstą „Dokumento data“, palyginti su „Banko data“.
# 2 - tiekėjo susitaikymas
Tiekėjo suderinimo ataskaita parengta siekiant įsitikinti, kad pardavėjo knygose pateikti apskaitos įrašai atitinka mūsų knygose pateiktus apskaitos įrašus.
Nukrypimų priežastys yra šios:
- Pardavėjas negali užsisakyti mūsų užsakytų pirkinių grąžų.
- Mūsų išduoti čekiai gali neatspindėti jų knygose. Paprastai tai atsitinka, kai čekis yra netinkamas arba pamestas tranzitu.
- Tranzitu vežamos prekės, kurių neužregistravome mes, bet pardavėjas įregistravo;
# 3 - klientų suderinimas
Kliento suderinimo pareiškimas yra labai panašus į tiekėjo suderinimą. Ji yra pasirengusi patikrinti, ar kliento knygos sinchronizuojamos su mūsų knygomis. Dauguma įmonių klientų derinimą laiko prioritetu, palyginti su tiekėjo derinimu. Taip yra todėl, kad pinigus gauna klientai, todėl visada geriau susitaikyti, kad mokėjimai nebūtų nagrinėjami dėl kai kurių su apskaitos įrašais susijusių klausimų.
Nukrypimų priežastys yra šios:
- Klientų užsakytos grąžos mūsų knygose nėra.
- Kliento išskaičiuoti mokesčiai neįtraukti į mūsų knygas.
- Tranzitu vežamos prekės užregistruotos kaip pardavimas mūsų knygoje.
- Mokėjimai, tiesiogiai pervesti į mūsų banko sąskaitą, neįrašomi.
Gera praktika yra kas mėnesį derinti klientus rotacijos principu. Leiskite mums, kad įmonė turi 100 nelyginių klientų, ir kiekvieną mėnesį turėtų būti atliekami maždaug 10–15 klientų žurnalų suderinimai.
Be to, kai suderinimas bus baigtas ir patvirtintas abiejų šalių, gali būti išduotas balanso patvirtinimo pažymėjimas tam laikotarpiui. Tai užtikrins, kad pradinių likučių nereikėtų patikrinti iš naujo. Tai taip pat padeda išspręsti ginčus.
# 4 - įmonių suderinimas
Grupės įmonės (holdingas, dukterinė įmonė ir kt.) Turi parengti konsoliduotas sąskaitų knygas. Šios knygos turi pašalinti tarp įmonių vykdomus sandorius, pvz., Pardavimą iš „Holding Co“ savo dukterinei bendrovei. Tam tampa nepaprastai svarbu, kad jų sąskaitų knygos visada būtų sinchronizuojamos, taigi, prieš jas konsoliduojant, jos turėtų būti nuolat derinamos. .
# 5 - Susitaikymas konkrečiam verslui
Kiekvienas verslas turės paruošti kitus susitaikymus, viršijančius aukščiau paminėtus pagrindinius. To pavyzdys yra prekių suderinimo išlaidos
Šis suderinimas nebus taikomas paslaugų sektoriui, nes jie neturi atsargų. Tačiau tai gyvybiškai svarbu įmonėms, turinčioms atsargų.
Kokia yra parduotų prekių kaina?
Parduotų prekių kaina = pradinės atsargos + pirkimai - pabaigos sandėlis
Parduotų prekių kaina = pardavimas - pelnas
Bet kuris iš dviejų būdų gali sudaryti prekių kainą. Abu turi būti vienodi. Jei ne, turėtų būti parengtas susitaikymo pareiškimas, siekiant išsiaiškinti skirtumų priežastis. Be to, turėtų būti atliekamas fizinis uždarymo atsargų patikrinimas ir tas pats turėtų būti suderintas su sąskaitų knygose esančiomis baigiamosiomis akcijomis.
Naudingi „MS Excel“ patarimai atliekant susitaikymą
- Turėtų būti parengtas standartizuotas šablonas su visomis pagrindinėmis „Excel“ formulėmis. (Galima naudoti aukščiau pavaizduotą formatą)
- Pardavėjo ir kliento suderinimo atveju sąskaita Nr. Veikia kaip standartinis laukas, kurį galima laikyti pagrindu atliekant „Vlookup“ funkciją ir darant paprastesnį derinimo procesą. Naudodami „Excel Vlookup“ funkciją, atlikite specialų įklijavimą.
- Filtruokite debeto ir kredito įrašus atskirai ir suderinkite juos atskirai. Kitas būdas atskirti įrašus yra filtruoti juos pagal tipą, ty „Mokėjimai“, „Sąskaitos faktūros“, „Grąžinimas“, „Kiti koregavimai“. Tai bus naudinga atskirai suderinti ir tada susumuoti skirtumus. <
