seychellesartprojects.org

Kas yra pirkimo žurnalai?

Pirkimų žurnalai yra specialūs žurnalai, kuriuos organizacija naudoja visų kreditinių pirkimų sekimui. Jis taip pat žinomas kaip Pirkimo knyga arba Pirkimo dienoraštis. Nors kredito operacijos įrašomos į pirkimų knygą, grynųjų pinigų pirkimai įrašomi į bendrą žurnalą. Verta paminėti, kad tokiuose žurnaluose registruojamas tik prekių įsigijimas kreditais ir neįtraukiamos visos kapitalo išlaidos.

Daugelis organizacijų turi atskirą pirkimo skyrių, kuris rūpinasi visu pirkimo procesu, kuris yra reikalingų prekių identifikavimas, klasifikavimas, kainos siūlymas, užsakymo pateikimas ir prekių, atitinkančių norimą aprašymą, gavimo patvirtinimas.

Pirkimo žurnalo įrašo komponentai

# 1 - dvi partijos

Kiekviename pirkime yra dvi šalys: pirkėjas ir pardavėjas. Abi šalys susitaria dėl kainos, kurią moka pirkėjas už prekes ar paslaugas. Ši pirkimo kaina yra visų pirkimo žurnalų operacijos suma. Asmuo ar organizacija, iš kurios perkama, yra vadinamas tiekėju, o kai kreditas įsigyjamas, tiekėjas balanse pasirodys kaip kreditoriai, kol bus atliktas mokėjimas.

# 2 - kredito pirkimas

Organizacija įsigyja įvairias prekes ir paslaugas iš kelių tiekėjų. Kai prekė įsigyjama kreditu, paskelbiamas toks žurnalo įrašas - Tarkime, X Ltd. iš Y Ltd. įsigijo 500 USD vertės prekių -

Kai mokama -

# 3 - sąskaita faktūra

Sąskaita faktūra yra dokumentas, kurį pardavėjas išduoda pirkėjui. Tai išsamus dokumentas. Joje nurodoma sąskaitos faktūros data, tiekėjo pavadinimas ir adresas, organizacijos, kuriai atsiskaitoma, pavadinimas, organizacijos, kuriai gabenamas krovinys, adresas ir pavadinimas, prekių kiekis ir aprašymas, tiekėjui reikalingas apmokėjimo būdas, valiuta sąskaitos faktūros, mokesčių ir kt. Sąskaita yra svarbus dokumentas, kuris išduodamas kartu su prekėmis. Kai jis pasieks pirkėją, pirkėjas atitiks gautas prekes su pateiktu pirkimo užsakymu.

 # 4 - pirkimų skyrius

Daugelis organizacijų turi atskirą pirkimų skyrių, kuris yra atsakingas už prekės pirkimą. Taigi, kai bet kuriam asmeniui ar skyriui reikia kokių nors prekių, jie turi išsiųsti užklausą Pirkimo skyriui, jei prekės jau yra sandėlyje ar sandėlyje, pirkimo skyrius prekes išduos. Jei prekių nėra, pirkėjų komanda nustatys tiekėją, kurio specializacija yra reikalingos prekės, ir jis pateiks užsakymą. Gavę užsakymą, jie patikrins, ar jis atitinka reikalaujamą aprašymą, ir kiekis atitinka prašomą. Pirkimo skyriui patvirtinus, kad prekės buvo gautos, sąskaita apmokama į sąskaitas.

 # 5 - kredito raštelis

Tais atvejais, kai tiekiamos prekės neatitinka aprašymo, turi kokybės problemų ar žalos, Pirkėjas turi grąžinti jas Tiekėjui. Tada Tiekėjas išduos dokumentą, vadinamą Kredito rašteliu, kuris ateityje bus koreguojamas atsižvelgiant į prekių mokėjimus. Tarkime, „X Ltd.“ grąžino 1000 USD vertės vertę, o „Y Ltd.“ išleido šios vertės kredito pažymą. Kitą kartą, kai „X Ltd.“ pirks 5000 USD, ji turės sumokėti tik 4 000 USD, nes 1 000 USD bus pritaikyta pagal kredito sąskaitą.

# 6 - pirkinių knyga

Pirkimo knygoje visi kreditiniai pirkimai fiksuojami vienoje vietoje, ten nurodomi tiekėjų duomenys, sąskaitos faktūros numeris, valiuta, kiekis ir kita informacija. Šių tiekėjų likučiai iš pirkimo knygos pervedami atskiroms knygoms ir iš viso išlaidų sąskaitos nurašomos į išlaidų sąskaitą. Tai yra viena iš pagrindinių knygų tvarkymo proceso knygų, kuri yra būtina rengiant knygos likučius, bandomąjį balansą ir galutines sąskaitas. Žemiau pateikiama pavyzdinė pirkimo knyga „XYZ Ltd“, skirta 2019 m. Rugpjūčio mėn. Tokiu atveju 500 USD, 1 000 USD ir 2 000 USD likutis bus paskelbtas atskiroms „Nike“, „Adidas“ ir „PUMA Ltd.“ knygoms. Taip pat pirkimo sąskaita bus nurašyta 3500 USD.

Pirkimo žurnalų pranašumai

• Visų tiekėjų duomenys yra vienoje vietoje, o tai padeda suderinti knygos balansą ir bandomąjį balansą
• Lengva prižiūrėti ir sekti duomenis tiekėjų analizei atlikti
• Visas kredito pirkimas ir pirkimo rūšis randami vienoje vietoje
• Esminis dokumentas sklandžiam pirkimų skyriaus veikimui
• Metų pabaigos auditų metu galima rasti sąskaitų faktūrų numerius, susijusius su bet kokiais tiekėjais, iš pirkimo žurnalų
• Viena iš garsių ir plačiai prižiūrimų knygų

Pirkimo žurnalų trūkumai

• Reikia atskiro buhalterio, kuris kainuoja laiką ir pinigus
• Jei pirkimo knygoje pasirinkta neteisinga tiekėjo sąskaita, tai sukelia klaidą rengiant bandomąjį balansą ir galutinę sąskaitą

Išvada

Pirkimo žurnalai yra gyvybiškai svarbi ir būtina bet kurios organizacijos apskaitos proceso dalis. Kruopščiai įdiegta garso sistema padės pirkti laiku, o tai padės sutaupyti laiko ir pinigų. Be to, iš šių žurnalų atlikta pirkimo analizė padeda derėtis dėl naujų sutarčių. Pirkinių žurnalai taip pat padeda valdyti kreditorius, sekti grąžintų prekių būklę, kreditinius raštelius ir atnaujintus tiekėjų sąskaitų likučius, kurie visi reikalingi, kad verslas būtų sėkmingas ir atnaujinamas. Tai taip pat padeda palengvinti auditą teikiant auditoriams reikalingus duomenis.