Projekto laiko juosta „Excel“ Kaip sukurti projekto laiko juostą? (Žingsnis po žingsnio)

Projekto laiko juosta „Excel“

„Projekto laiko juosta“ yra užduočių, įrašytų tvarka, kurią reikia įvykdyti, kad projektas būtų užbaigtas per nurodytą laikotarpį, sąrašas. Paprastais žodžiais tariant, tai yra ne kas kita, o projekto tvarkaraštis. Visų išvardytų užduočių pradžios, trukmės ir pabaigos datos bus tokios, kad būtų lengva sekti projekto būseną ir atlikti jį per nurodytą laiko juostą.

Projekto laiko juosta yra vienas iš svarbių projektų valdymo aspektų. Reikia planuoti ir nustatyti užduočių srautą nuo projekto pradžios iki pabaigos.

Lengviausias būdas parodyti projekto laiko juostą „Excel“ yra per grafinį vaizdavimą. Tai galima padaryti naudojant „Excel“ diagramas ir ji vadinama „Ganto diagrama“. Ganto diagrama (pavadinta jos išradėjo Henry Laurence'o Gantto vardu) yra vienas iš „Excel“ juostinių diagramų tipų ir populiarus įrankis, naudojamas projektų valdyme, kuris naudingas vizualizuojant projekto tvarkaraštį.

Kaip sukurti „Excel“ projekto laiko juostą? (Žingsnis po žingsnio)

Toliau pateikiami žingsniai, kaip sukurti paprastą Ganto diagramą, atspindinčią „Project Timeline“ „Excel“.

1 pavyzdys

Ganto diagramos kūrimas naudojant įprastą sukrautų juostų diagramą:

  • Išvardykite užduotis / veiklas, kurias reikia atlikti „Excel“ lape (kaip parodyta žemiau)
  • Stulpelyje šalia veiklos įveskite kiekvienos užduoties pradžios datą.
  • Atnaujinkite užduoties trukmę šalia stulpelio Pradžios data (Trukmė yra dienų, reikalingų konkrečiai užduočiai / veiklai atlikti, skaičius)
  • Veiklų pabaigos datą galima įrašyti šalia stulpelio „Trukmė“. Šis stulpelis yra neprivalomas, nes jis skirtas tik nuorodai ir nebus naudojamas diagramoje.

Pastaba:  norint sužinoti trukmę, galima tiesiogiai įvesti trukmę arba naudoti formulę.

Pirmiau pateiktoje lentelėje trukmė apskaičiuojama pagal formulę, ty pabaigos datą (-) pradžios datą .

Formulėje „+1“ naudojamas įtraukti pradžios datos dieną.

Dabar pradėkime kurti diagramą.

Juostelėje eikite į skirtuką „Įterpti“ ir antriniame skirtuke „Diagramos“ pasirinkite juostos diagramos parinktį. Pasirinkite „Stacked Bar“ (antroji parinktis 2-D juostos skyriuje)

Pasirinkus šią diagramą, pasirodys tuščia diagramos sritis. Pasirinkite tą tuščią sritį ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite, kad pasirinktumėte parinktį „Pasirinkti duomenis“.

  • Pasirodys „Pasirinkti duomenų šaltinį“, kad būtų galima pasirinkti duomenis. Spustelėkite mygtuką „Pridėti“, esantį „Legend Entries“ (serija).

Kai pasirodys iššokantis langas „Redaguoti seriją“, pasirinkite „Pradžios data“ kaip serijos pavadinimą. Šiame pavyzdyje tai yra ląstelė B1. Ir lauke „Serijos vertės“ pasirinkite datų sąrašą. Paspauskite mygtuką Gerai.

Vėl paspauskite mygtuką „Pridėti“, kad pasirinktumėte stulpelio „Serijos pavadinimas“ ir „Trukmės vertės“ tas pačias, kaip nurodyta aukščiau.

Į diagramą įtraukę pradžios datos ir trukmės duomenis,

  • Dešinėje lango „Pasirinkite duomenų šaltinį“ dešinėje pusėje spustelėkite „Redaguoti“, esančią etiketėse „Horizontali (kategorija)“.

  • „Axis“ etikečių diapazone pasirinkite užduočių sąrašą nuo „1 užduotis“ iki pabaigos ir spustelėkite Gerai.

Žemiau pateikiama išvestis, kurią galite pamatyti atlikę visus pirmiau nurodytus veiksmus.

Pirmiau pateiktoje diagramoje galite pamatyti Y ašies užduočių sąrašą ir X ašies datas. Bet diagramoje pateiktas užduočių sąrašas yra atvirkštine tvarka.

Norėdami tai pakeisti,

  • Pasirinkite ašies duomenis ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite „Format Axis“.

  • Skydelio Formato ašis dalyje Ašies parinktys pažymėkite langelį „Kategorijos atvirkštine tvarka“.

Kai kategorijos bus pakeistos, diagramą galite pamatyti taip, kaip nurodyta toliau.

Turime padaryti mėlyną juostą nematomą, kad būtų rodomos tik oranžinės juostos, nurodančios trukmę.

  • Spustelėkite mėlyną juostą, kad pasirinktumėte, ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite, pasirinkite formatų duomenų seriją.

  • Skydelyje „Format Data Series“ pasirinkite „No fill“ dalyje „Fill Section“ ir „No line“ dalyje „Border“.

  • Diagrama atrodo taip, kaip nurodyta toliau.

Dabar jūsų projekto laiko skalė „Excel Gantt“ diagrama beveik baigta.

Pašalinkite baltą vietą diagramos pradžioje.

  • Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pirmosios lentelės užduoties datą ir pasirinkite formato langelius.

  • Užrašykite langelyje rodomą skaičių „Skirtukų skirtuke“ ir „Bendra“ kategorijose.

(Šiame pavyzdyje tai yra 43102)

  • Spustelėkite diagramos viršuje esančias datas ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite, pasirinkite Formatuoti ašį.

  • Skydelyje pakeiskite „Minimalus skaičius“, esantį parinktyje „Ribos“, į pažymėtą skaičių.

  • Datos vienetai gali koreguoti skalę taip, kaip norite matyti diagramoje. (šiame pavyzdyje aš atsižvelgiau į 5 vienetus)

Diagrama atrodo taip, kaip nurodyta toliau.

Dabar apkarpykite diagramą, kad ji atrodytų dar gražiau, pašalindami baltą tarpą tarp juostų.

  • Spustelėkite juostą bet kurioje vietoje ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite, pasirinkite Format Data Series.

  • Laikykite 100% serijos sutapimą ir skilties „Plot Series“ skiltyje nustatykite tarpų plotį iki 10%.

  • Duomenų etiketes galite pridėti prie juostų pasirinkdami Pridėti duomenų etiketes spustelėdami dešinįjį pelės mygtuką.

Duomenų etiketės pridedamos prie diagramų.

  • 3D diagramą galima pritaikyti diagramai, kad būtų suteikta tam tikrų efektų pašalinant tinklelius, o juostos ir šrifto spalva gali būti pakeista, kaip reikalaujama skydelyje „Formato duomenų serija“.
  • Datas galima rodyti horizontaliai, pakeičiant teksto lygiavimą, jei reikia, kad būtų rodomos visos datos.

Galų gale jūsų „Project Timeline Gantt“ diagrama „Excel“ atrodys taip.

2 pavyzdys

„Gantt“ diagramos sukūrimas naudojant „Excel“ pasiekiamą projekto laiko juostos šabloną:

Ganto diagramą galima sukurti naudojant „Microsoft“ pateiktą šabloną, kurį lengvai galite rasti „Excel“.

  • Spustelėkite mygtuką Pradėti ir pasirinkite „Excel“, kad atidarytumėte naują „Excel“ lapą.
  • Atidarant rodomos pasirinkimo galimybės. Ieškokite „Gantt Project Planner“, kad sukurtumėte „Project Timeline“ programoje „Excel“

  • Spustelėkite „Gantt Project Planner“ ir iššokančiajame lange spustelėkite „Sukurti“.

Šabloną galima pradėti įvesdami savo projekto informaciją į pateiktą stulpelį pagal antraštes ir pamatysite juostas, atspindinčias laiko juostą.

Ką reikia atsiminti

  • Ganto diagrama yra sukrautų stulpelių diagrama, vaizduojanti „Excel“ projekto laiko juostą horizontaliose juostose.
  • Horizontalios juostos nurodo „Excel“ programos laiko juostos užduoties / veiklos trukmę.
  • Diagrama atspindi bet kurios veiklos šaltinio diapazone pridėjimą ar ištrynimą arba šaltinio duomenis galima koreguoti praplečiant eilučių diapazoną.
  • Šioje diagramoje nėra išsamios informacijos apie projektą ir trūksta realaus laiko stebėjimo galimybių.